Vijf het magische getal? Organisatiestructuren volgens Mintzberg

In het boek Organisatiestructuren van Henry Mintzberg staan de kerngedachten/structuren van wat vanuit onderzoek naar voren komt wat nodig is om een effectieve organisatie te ontwerpen.

Een organisatie is een doelgerichte blijvende samenwerking tussen mensen.

Mintzberg onderscheidt 5 coördinatiemechanismen:

1. Onderlinge aanpassing (kenmerk: informele communicatie, het vermogen van specialisten zich  aan te passen aan de veranderende omstandigheden)
2. Direct toezicht (door leidinggevende of camera)
3. Standaardisatie van werkprocessen
4. Standaardisatie van resultaten (winst, efficiency)
5. Standaardisatie van vaardigheden en kennis (chirurg e.d.)
6. (Standaardisatie van normen) (goede doelen, kerken)

Zie ook dit YT video

Naarmate het werk complexer wordt, verschuift de coördinatiemechanismen van (1) onderlinge aanpassing via (2) direct toezicht tot (3), (4), (5) standaardisatie van vaardigheden om tenslotte terug te keren tot onderlinge aanpassing.

Mintzberg benoemt 5 onderdelen van een organisatie:

1. strategische top (top-management)
2. middenkader (middenkadermanagement, zoals teamleiders)
3. technostructuur (standaardisatie en advisering, gebruikt informele communicatiekanalen)
4. ondersteunende diensten
5. uitvoerende kern

Technostructuur en ondersteunende diensten worden ook vaak 'staf' - 'stafdiensten' genoemd, terwijl de andere onderdelen de 'lijn' van de organisatie vormen.
De reden waarom organisaties zoveel in eigen beheer (ondersteunende diensten) hebben ipv outsourcing is de controle die zij willen uitoefenen, en niet afhankelijk willen zijn van andere organisaties.

Ook al toont het organogram de informele relaties niet, het geeft wel een nauwkeurig beeld van de arbeidsverdeling in een organisatie. Daarin zien we in één oogopslag (1) welke posities er bestaan in wel de organisatie, (2) hoe deze eenheden gegroepeerd zijn en (3) hoe de stroom van formeel gezag daartussen loopt.

De bovenstaande 5 theorieën op het functioneren van organisaties komen veelal in combinaties voor, zie onderstaande afbeelding.

De configuraties volgens Mintzberg (zie ook YT video waar dit plaatje uit komt)

Zie ook dit blog met een samenvatting van de organisatiestructuren / modellen van Mintzberg 

Ik was even in de verwarring, want overal las en zag ik over 6 coördinatiemechanismen en configuraties, en Mintzberg benoemt er maar 5 ... tot het einde van het boek :)
Daar komt de missionaire configuratie met de ideologie en de standaardisatie van normen. In deze video wordt ook nog de politieke organisatie toegevoegd, zonder coördinatiemechanismen ;)

Professionele taken zijn volgens Mintzberg complexe taken die zowel horizontaal (hiërarchisch) maar niet verticaal (uitvoering van werk gescheiden van zeggenschap en control) gespecialiseerd zijn. Volgens de behoeftenhiërarchie van Maslow (fysiologische behoeften, veiligheid en zekerheid, liefde en saamhorigheid, respect en status en als laatste zelfverwerkelijking) reageren mensen aan de top van deze hiërarchie positief op taakverruiming. Dankzij welvaart en betere scholing hebben meer mensen in de geïndustrialiseerde landen een hogere plaatst in de hiërarchie van Maslow bereikt.

Ook de omgeving heeft invloed op de organisatietypologie

De krachten die diverse onderdelen uitoefenen in een organisatie bepaalt de structurering tot een van de genoemde configuraties

Structurele configuraties:

1. eenvoudige structuur (centraliseren door de strategische top)
2. machinebureaucratie (de standaardisatie door de technostructuur)
3. professionele bureaucratie (de uitvoerende kern probeert de invloed van management en staf zo klein mogelijk te houden)
4. divisiestructuur (middenkader streeft naar autonomie)
5. adhocratie (invloed van de ondersteunende dienst op besluitvorming door hun specialistische kennis)

Mintzberg besluit het boek met de opmerking dat de configuraties zoals hij ze benoemt eigenlijk niet bestaan, het zijn papieren configuraties, het is een theorie. De werkelijkheid is vele malen complexer en in vrijwel elke organisatie zijn de 5 krachten aan het werk.

In een onderwijsorganisatie is vooral behoefte aan een professionele bureaucratie, maar zij worden door externe controle (overheid) gedwonen tot bepaalde kenmerken van de machinebureaucratie wat hun prestaties niet ten goede komt.

Naast deze hybride vorm in een organisatie kan het ook zo zijn dat de verschillende onderdelen in een organisatie verschillende configuraties gebruiken.

Volgens Mintzberg kunnen we stellen dat hoe ingewikkelder het werk wordt, hoe meer een organisatie overgaat op standaardisering. Tegelijkertijd stelt Mintzberg dat in de praktijk de verschillende coördinatiemechanismen naast elkaar voorkomen, maar dat één coördinatiemechanisme overheersend is.

Het boek eindigt met een hypothese over de effectiviteit van organisaties: creativiteit

voor een effectieve structuur moet soms een nieuwe configuatie gecreëerd worden, een originele maar consistente combinatie van de ontwerpparameters en situationele factoren

Met uitzondering van 1 plaatje, komen alle afbeeldingen uit (de beeldbank behorende bij) het boek: Mintzberg, H. (2013). Organisatiestructuren. Amsterdam: Pearson.

Zie ook document Macht en invloed: Mintzberg